Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những giấy tờ quan trọng mà tất cả mọi người cần chuẩn bị kỹ để hỗ trợ quá trình lưu thông hàng hóa. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì? Những lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào? Hãy tham khảo những thông tin của bài viết để tìm ra câu trả lời chính xác nhất cho mình. 

1. Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa có tác dụng nói rõ về những đặc điểm giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa của mỗi đơn hàng. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Thông thường, những chứng từ chủ yếu của nó sẽ bao gồm hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất…

chứng từ xuất nhập khẩu

Hiện nay, có nhiều những mẫu chứng từ xuất nhập khẩu xuất hiện do cơ quan xuất nhập khẩu làm. Hoặc cũng có những chứng từ do người nhập làm. Nhiều trường hợp cả hai bên cùng làm. Theo đó, chúng ta cần xem xét cụ thể từng vai trò người làm hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị các chứng từ có sự khác nhau, mỗi vị trí sẽ được quy định cụ thể và rõ ràng thành văn bản.

Lưu ý quan trọng nhất khi làm chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ đó chính là chúng không hoàn toàn giống so với các hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan sẽ được sắp xếp bao gồm tờ khai tờ khai hải quan và một số các chứng từ xuất nhập khẩu liên quan như hợp đồng,

Packing List, C/O…

2. Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ như thế nào?

Bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc bao gồm nhiều những thông tin quan trọng khác nhau cần phải có, cụ thể như:

+ Hợp đồng thương mại:  Đây chính là văn bản thỏa thuận được ký giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa mua bán, điều kiện cơ sở giao hàng, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán v.v…

+ Hóa đơn thương mại: Chứng từ xuất nhập khẩu cần có hóa đơn thương mại do người xuất khẩu phát hành để tiến hành thực hiện đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Vai trò chính của hóa đơn này chính là thực hiện  thanh toán, cần có những nội dung cụ thể và quan trọng như: đơn giá, Phương thức thanh toán, tổng số tiền cần thanh toán, đợt thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…Các cam kết khác kèm theo(nếu có)

chứng từ xuất nhập khẩu

+ Phiếu đóng gói hàng hóa: Đây là một trong những loại chứng từ quan trọng và thể hiện rõ được cách thức đóng gói của lô hàng như thế nào, tạo sự nhận diện tốt và đảm bảo tính an toàn cho những hàng hóa sau khi nhận. Qua  phiếu này, người đọc có thể nắm rõ và biết được lô hàng này có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích mỗi kiện như thế nào, hình thức sắp xếp ra sao cho cân đối và hợp lý nhất.

+ Vận đơn: Đây là chứng từ mang nhiệm vụ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Chứng từ này thường được ghi cụ thể, rõ ràng. Thông thường, với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng mang tính sở hữu với những hàng hóa ghi trên đó.

+ Tờ khai hải quan: Đây chính là một chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan, điều kiện quan trọng để hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia nào đó nhanh chóng, thuận lợi và không gặp các rắc rối không đáng có.

chứng từ xuất nhập khẩu

Trên đây là những chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Theo đó, khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, một số trường hợp sẽ có những chứng từ phát sinh và có thể có hoặc không tùy theo hoàn cảnh.

+ Hóa đơn chiếu lệ: Đây là chứng từ có tính xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán. Tuy nhiên nó không phải để phục vụ đổi tiền.

+ Tín dụng thư: Đây là thư do ngân hàng viết để thực hiện theo yêu cầu của người nhập khẩu. Trong đó,phần này sẽ cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định nếu trường hợp người xuất khẩu có giấy tờ hợp lệ

+ Chứng từ bảo hiểm: Toàn bộ những đơn, giấy tờ về bảo hiểm. Tùy vào đặc điểm cũng như cơ sở giao hàng mà việc tiến hành mua bảo hiểm sẽ được quyết định do người bán hay người mua đảm nhận. Trên thực tế, có rất nhiều chủ hàng hóa không mua bảo hiểm nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Đây là một trong những chứng từ bắt buộc mỗi khi thực hiện việc lưu thông hàng hóa. Chứng từ này có tác dụng cho biết được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa vận chuyển ở vùng lãnh thổ nào, quốc gia nào. Đây là điều cực kỳ quan trọng với chủ hàng, khi tiến hành C/O giúp cho họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.

chứng từ xuất nhập khẩu

+ Chứng thư kiểm dịch: Đây được xem là loại chứng nhân do cơ quan kiểm dịch ( động vật hay thực vật) cung cấp. Loại chứng từ này có tác dụng cấp xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích chính của việc này là để đảm bảo hàng chất lượng, ngăn chặn sự lây lan của những vùng nhiễm dịch, giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ với nhau.

Bài viết tham khảo:

3. Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác

Chúng ta đều biết rằng, chứng từ xuất nhập khẩu có nhiều mẫu mã và có những quy định bắt buộc khác nhau. Do đó, chúng ta có thể tìm hiểu đầy đủ trước khi thực hiện làm những bộ chứng từ nhập khẩu, xuất khẩu chuẩn xác và đúng quy định.

Bên cạnh những chứng từ xuất nhập khẩu xuất hiện trên bài viết, còn có chứng chứng từ cần có trong những trường hợp bắt buộc mà chúng ta nên chú ý, cụ thể như:

+ Chứng từ chứng nhận chất lượng

+ Giấy chứng nhận kiểm định

+ Giấy chứng nhận vệ sinh

+ Giấy chứng nhận hun trùng

4. Quy trình và bộ chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng

Nếu thực hiện vận chuyển hàng hóa, chúng ta nhất định phải thực hiện các công đoạn quan trọng và cần thiết như:

Bước 1: Xin giấy phép

Bước 2: Xác nhận thanh toán

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Bước 4: Tiến hành kiểm tra hàng xuất khẩu

Bước 5: Thực hiện thuê tàu hoặc hình thức vận chuyển khác nếu muốn

Bước 6: Tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa, đây là quy định bắt buộc khi làm thủ tục xuất nhập khẩu

Bước 7: Thực hiện làm thủ tục hải quan theo đúng hướng dẫn của các nhân viên

Bước 8: Tiến hành giao hàng đúng nguyên tắc

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán đầy đủ theo yêu cầu

Bước 10: Xử lý khiếu nại (nếu có)

Kinh tế ngày càng phát triển, việc vận chuyển hàng hóa và giao thương các khu vực trong và ngoài nước được chú trọng đặc biệt. Theo đó, chúng ta cần nắm rõ những quy định quan trọng về bộ chứng từ xuất nhập khẩu để tiến hành làm và thực hiện theo đúng những hướng dẫn từ các cơ quan ban hành.

Làm các quy định về chứng từ xuất nhập khẩu không hề khó. Quan trọng nhất là chúng ta cần thực hiện theo đúng những yêu cầu, chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định của nhà nước, có tham khảo những ý kiến và kinh nghiệm của những người thực hiện trước đó. Nhờ vậy, các chứng từ xuất nhập khẩu được chuẩn xác, đúng nguyên tắc, được công nhận để hỗ trợ cho quá trình lưu thông hàng hóa tốt nhất.

Trên đây là những thông tin quan trọng về chứng từ xuất nhập khẩu mà mọi người cần nắm rõ để sử dụng trong những trường hợp cần thiết nhất.