Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và Một số biên bản điều chỉnh hóa đơn thông dụng hiện nay

Hiện nay ở hầu hết các doanh nghiệp hay công ty khi lập các hóa đơn để xuất sản phẩm & hàng hóa hay dịch vụ mà bị sai thì người ta sẽ sử dụng sang các mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn để thay thế. Chính vì lý do này mà các mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng so với những hoạt động kinh doanh của công ty. Trong nội dung bài viết sau đây chúng tôi sẽ cung cấp đến những bạn những thông tin vô cùng hữu dụng liên quan đến những sử dụng mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất.

Cách viết hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh khi viết sai tên công ty, mã số thuế …

Hướng dẫn cách viết hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh lại khi tất cả chúng ta viết sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng. Ngoài ra còn phải lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt quan trọng.

==========

Kế Toán Việt Hưng là đơn vị Đào tạo thực hành kế toán trực tuyến số 1 Việt Nam. Giáo viên là các kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, Chuyên Viên tài chính – tài chính đang làm Kế Toán Doanh Nhiệp và Kế Toán HCSN trên toàn quốc.

— CHỈ CÓ TẠI KẾ TOÁN VIỆT HƯNG —

– Hoàn vốn: 100% nếu không hài lòng.

– Thời gian học: Vô cùng linh hoạt từ 8h30 – 23h00.

– Số buổi học: Không giới hạn.

– Giáo trình động: Update liên tục trên website.

– Chứng từ sống: Thật 100%.

– Giáo viên: 100% kinh nghiệm trên 3 năm.

– Hỗ trợ miễn phí: trọn đời.

– Đơn vị đầu tiên và duy nhất dạy thực hành kế toán ONLINE

1. List các khóa học KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

https://goo.gl/z2ow1M

2. List các khóa học KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

https://goo.gl/3MXW6W

3. List các khóa học LÝ THUYẾT KẾ TOÁN

https://goo.gl/yEHnda

4. List các khóa học KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

https://goo.gl/dwr9EQ

—— THÔNG TIN LIÊN HỆ ——-

Website: https://lamketoan.vn – http://ketoanviethung.vn

Facebook: https://www.facebook.com/lamketoan

Youtube: https://www.youtube.com/user/cuongktt

Thư điện tử: ketoanviethung.vn@gmail.com

Mobile/Zalo: 0988 680 223 – 0912.929.959 – 098.292.9939

I. Một số biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn thông dụng

1. Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn

Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơnMẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn 2Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn 2

Tải về Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn

2. Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn GTGT

Biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGTBiên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn GTGT

Tải về Biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn GTGT

3. Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập

Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập

Tải về biên bản thu hồi hoá đơn đã lập

4. Biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn sai ngày

Biên bản điều chỉnh hoá đơn sai ngày Biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn sai ngày

Tải về biên bản kiểm soát và điều chỉnh hoá đơn sai ngày

II. Những lưu ý khi lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn

Việc lập các biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn là một công việc rất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi có xẩy ra những sai sót trong việc lập các mẫu hóa đơn bán sản phẩm. Và để sở hữu thể lập được biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng nhất thì bạn phải phải tham khảo những lưu ý sau đây.

Một số lưu ý khi lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn:

  • Trường hợp cần áp dụng những mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn là lúc lập hóa đơn bị sai mà đã tiến hành kê khai.
  • Ngày tháng trong biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn cũng phải trùng với ngày tháng trên mẫu hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh.
  • Trong biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn cần phải ghi rõ những nội dung sau: thực hiện kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn số…ký hiệu….ngày tháng năm…, xuất hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh số…ký hiệu…ngày tháng năm… và nội dung kiểm soát và điều chỉnh cụ thể.
  • Bên cạnh việc lập các biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn khi phát hiện những sai sót trên hóa đơn đã kê khai thì doanh nghiệp cần phải lập cả hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh.

Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơnNhững lưu ý khi lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn

Những lưu ý khi lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn

III. Những lỗi hay gặp phải nhất lúc soạn thảo các mẫu hóa đơn

1. Những lỗi hay gặp phải khi soạn thảo các mẫu hóa đơn

Soạn thảo các mẫu hóa đơn là công việc chủ yếu của đa số kế toán khi thao tác làm việc tại những công ty và doanh nghiệp đang hoạt động trong các nghành tài chính và sản phẩm & hàng hóa. Việc soạn thảo các mẫu hóa đơn là một công việc hết sức phức tạp và khó khăn, yên cầu người kế toán phải có nhiều kinh nghiệm thực hành. Chính vì vậy mà việc gặp phải các lỗi sai khi soạn thảo các mẫu hóa đơn là điều hết sức rất dễ hiểu.

Xem Thêm  Tổng Hợp Các Mẫu Thông Báo Nghĩ Lễ Hay Dùng

Về sau là những lỗi hay gặp nhất lúc soạn thảo các mẫu hóa đơn:

  • Ghi sai thông tin của bên mua hàng và dịch vụ, ví dụ như tên của công ty hay doanh nghiệp, mã số thuế, số điện thoại cảm ứng, địa chỉ …
  • Ghi sai thông tin của sản phẩm và dịch vụ, ví dụ tên sản phẩm, dịch vụ, quy cách và đơn vị tính của sản phẩm & hàng hóa, sản phẩm …
  • Ghi sai thông tin về số lượng đơn hàng, dịch vụ, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế suất …

Những lỗi hay gặp khi viết hóa đơnNhững lỗi hay gặp khi viết hóa đơn

2. Cơ sở pháp lý để chiều chỉnh những mẫu hóa đơn viết sai

Để sở hữu thể lập nên các mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn bị viết sai thì bạn phải phải nhờ vào những cơ sở pháp lý mà chúng tôi đưa ra ở sau đây:

  • Khoản 3, điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC được cho ra đời vào trong ngày 27/02/2015 đã có sửa đổi và bổ sung thêm một số luật pháp của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về kiểu cách lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót xẩy ra.
  • Điều 20 về việc “Xử lý so với những hóa đơn đã lập” của thông tư 39/2014/TT-BTC được cho ra đời vào trong ngày 31/3/2014.

Biên bản điều chỉnh hóa đơnBiên bản điều chỉnh hóa đơn

IV. Cách lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn

Khi lập sai các mẫu hóa đơn trong các nghành hoạt động kinh doanh và mua bán sản phẩm & hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì thường người ta sẽ sẽ tìm phương pháp để lập các mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn bị sai. Tùy trong những trường hợp khác nhau mà sẽ sở hữu được những cách lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn bị sai để đúng với quy định của pháp luật. Để sở hữu thể tìm làm rõ hơn về kiểu cách lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn thì hãy cùng tham khảo phần nội dung sau đây nhé.

1. Cách lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn so với hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho tất cả những người mua (áp dụng cho tất cả trường hợp hóa đơn đã xé cuống và chưa xé cuống)

Trong trường hợp mà chúng tôi đưa ra ở trên thì bất kể là kế toán đã phạm phải lỗi sai nào khi soạn thảo hóa đơn, thì bạn vẫn có thể áp dụng cách xử lý mẫu hóa đơn bị viết sai như sau:

  • Bước 1: thực hiện gạch chéo tất cả những liên của mẫu hóa đơn bị ghi sai và đưa vào lưu trữ.
  • Bước 2: thực hiện các bước lập lại một mẫu hóa đơn mới ( trong mẫu hóa đơn mới cần phải ghi đầy đủ nội dung về ngày xuất lại hóa đơn, lưu ý là không phải ngày tháng năm lập mẫu hóa đơn cũ).

Ví dụ: Vào trong ngày 17/9/2019 các bạn có lập một mẫu hóa đơn xuất sản phẩm & hàng hóa nhưng lại ghi sai nội dung tên của sản phẩm. Để giải quyết và xử lý lỗi sai này thì những bạn chỉ việc gạch chéo tất cả những liên của mẫu hóa đơn đã viết sai này. Tiếp theo là lập lại một mẫu hóa đơn mới để thay thế có ghi ngày lập là ngày hiện tại.

Cách xử lý cụ thể hơn:

  • So với trường hợp hóa đơn chưa xé cuống thì bạn phải phải gạch chéo cả 3 liên có trong hóa đơn và để nguyên lại cuống, sau đó thì thực hiện bước lập hóa đơn mới để kiểm soát và điều chỉnh và thay thế.
  • So với trường hợp hóa đơn đã biết thành xé cuống thì bạn cũng cần được phải gạch chéo cả 3 liên và đem lưu trữ để tránh bị thất lạc nếu có việc muốn tìm để sử dụng.

Một số lưu ý khi kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn:

  • Các bạn tuyệt đối không được xé rách nát hay vứt các mẫu hóa đơn lập sai mà phải lưu trữ lại để giải trình với những đơn vị thuế khi cần thiết.
  • Những hóa đơn bị lập sai sẽ tiến hành ghi vào cột số 15 là cột xóa khỏi khi chúng ta thực hiện ghi báo cáo giải trình về việc sử dụng hóa đơn.

Cách xử lý hóa đơn bị sai đã xé hoặc chưa xé cuốngCách xử lý hóa đơn bị sai đã xé hoặc chưa xé cuống

2. Cách lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn khi đã giao cho bên mua sản phẩm

2.1. Cách xử lý khi bên mua và bên bán chưa kê khai

Bạn phải phải thực hiện các bước như sau để xử lý những mẫu hóa đơn bị sai:

  • Bước 1: cả hai bên cần phải trao đổi với nhau và tiến hành lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn bị sai, cũng như bên bán sản phẩm phải thu hồi lại những liên của số hóa đơn bị viết sai. Trong mẫu biên bản thu hồi hóa đơn cần phải ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn.
  • Bước 2: bên bán sản phẩm phải thực hiện bước gạch chéo các liên và tiến hành lưu trữ hóa đơn đã lập sai và lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn mới để thay thế.
Xem Thêm  Mẫu phiếu chi: Khái niệm - Mục đích - Phương pháp ghi chuẩn xác và Một số mẫu phiếu chi phổ biến

Sau thời điểm đã lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn có ký tên và đóng dấu xác nhận của tất cả phía hai bên mua bán sản phẩm. Thì bên bán sẽ thu hồi lại mẫu hóa đơn bị sai và thực hiện việc xuất hóa đơn mới và tiến hành các bước kê khai như bình thường. Những mẫu hóa đơn bị ghi sai sẽ tiến hành ghi vào cột số 15 – cột xóa khỏi lúc các kế toán tiến hành làm bảng báo cáo giải trình tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Cách điều chỉnh hóa đơn bị sai chưa kê khaiCách kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn bị sai chưa kê khai

2.2 Cách xử lý mẫu hóa đơn lập sai đã kê khai

So với cách xử lý những mẫu hóa đơn lập sai nhưng đã kê khai sẽ sở hữu được hai trường hợp xẩy ra:

  • Trường hợp 1: Bên bán sản phẩm xuất hóa đơn có ghi sai thông tin nhưng không khiến tác động ảnh hưởng đến số tiền bán sản phẩm.

Trong trường hợp kế toán chỉ ghi sai tên hoặc địa chỉ của bên mua hàng, còn các chỉ tiêu và nội dung khác sót lại đều đúng. Thì cách kiểm soát và điều chỉnh hết sức đơn giản đó là tiến hành lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn mà không nhất thiết phải xuất hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh như các trường hợp phức tạp hơn.

  • Trường hợp 2: bên bán sản phẩm ghi sai các thông tin sót lại và đã tiến hành kê khai.

Ở trường hợp này thì những các bạn sẽ cần phải thực hiện các bước kiểm soát và điều chỉnh như sau:

Bước 1: cả hai bên cùng trao đổi để lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh những sai sót có ghi trong mẫu hóa đơn.

Bước 2: người bán sẽ tiến hành việc lập mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn.

Những lưu ý khi lập mẫu kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót ở trong trường hợp này:

  • Khi lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh cần phải ghi rõ những nội dung đã kiểm soát và điều chỉnh như tăng/giảm số lượng hàng, đơn giá, tiền bán, ký hiệu, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số …
  • Toàn bộ cơ thể bán và người mua đều cần phải nhờ vào mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn để tiến hành kê khai doanh thu mua và bán sản phẩm & hàng hóa, thuế đầu ra, nguồn vào …
  • Trong những mẫu hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh thì không được sử dụng dấu âm.

Cách xử lý hóa đơn bị sai đã kê khaiCách xử lý hóa đơn bị sai đã kê khai

V. Biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Các thủ tục cần thiết để lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử đã được sử dụng khá rộng rãi và phổ biến ở hầu hết các công ty và doanh nghiệp đang sẵn có hoạt động tài chính liên quan đến nghành mua bán sản phẩm & hàng hóa hiện nay. Chính vì vậy mà khi lập sai hóa đơn điện tử và cách sửa ra sao đang là vấn đề được nhiều người rất quan tâm.

Về sau là những thủ tục cần thiết để lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử:

  • Đầu tiên cần phải lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn, ghi chú rõ những nội dung có sai sót và cần phải kiểm soát và điều chỉnh, nội dung đã kiểm soát và điều chỉnh lại cho chính xác và đúng chuẩn nhất. Không chỉ có thế thì những mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng cần được phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của người thay mặt bên mua hàng và bên bán sản phẩm & hàng hóa.
  • Sau đó cần phải thực hiện các chức năng lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử. Khi soạn thảo biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thì bạn phải ghi rõ những nội dung “ Kiểm soát và điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng của sản phẩm, đơn giá, tổng tiền thanh toán, thuế GTGT, thuế suất … tiền thuế GTGT của hóa đơn điện tử số … có ký hiệu số … vào trong ngày tháng năm …”. Khi đã soạn thảo những nội dung sau thì hãy phải thực hiện ký điện tử và gửi lại mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử cho bên người mua hàng.
Xem Thêm  Những mẫu báo cáo công việc thông dụng ngày nay

Trong trường hợp những hóa đơn điện tử đã được lập, đã tiến hành gửi đến người mua hàng, thực hiện thành công việc giao sản phẩm & hàng hóa cũng như cung ứng dịch vụ cho bên khách hàng, nhưng người bán sản phẩm và người mua hàng chưa kê khai thuế. Thì bạn phải phải thực hiện sẵn sàng các thủ tục cần thiết để lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế, nếu phát hiện thấy trong hóa đơn điện tử có những sai sót về nội dung của sản phẩm, dịch vụ cung ứng cũng như kỳ cước và số tiền cần thanh toán khi nhận hàng có ghi trong hóa đơn.

2. Các thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế

Các bước lập thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế:

  • Trước hết bạn phải trao đổi và thỏa thuận hợp tác với bên người mua hàng về việc lập mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác về việc lập hóa đơn điện tử thay thế. Trong biên bản thỏa thuận hợp tác cần phải có đủ chữ ký và đóng dấu xác nhận của người thay mặt cho bên mua hàng và bên bán sản phẩm.
  • Sau đó cần phải thực hiện các chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế, khi soạn thảo mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế cần ghi rõ nội dung “Hóa đơn điện tử này được lập ra để thay thế cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu … ngày tháng năm …”. sau thời điểm đã soạn thảo mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế xong thì hãy phải ký điện tử để xác nhận và gửi lại mẫu hóa đơn điện tử thay thế mới cho bên người mua hàng.

So với những trường hợp lập hóa đơn điện tử mà khách hàng phát hiện có sai sót trong nội dung sản phẩm và yêu cầu hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử thay thế thì bên người bán sản phẩm thực hiện các thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử.

3. Mẫu biên bản lập lại hóa đơn điện tử

Bạn phải phải sẵn sàng đầy đủ những thủ tục cần thiết sau đây để sở hữu thể thực hiện hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử như sau:

  • Trước hết là cần lập một mẫu biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử, cần phải ghi đầy đủ và rõ ràng những nội dung có sai sót và nội dung đã được kiểm soát và điều chỉnh lại. Trong mẫu biên bản cũng cần được phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của người thay mặt bên mua và bên bán sản phẩm.
  • Thủ tục cần thực hiện tiếp theo là thực hủy bỏ hóa đơn điện tử có sai sót đã lập.
  • Cuối cùng là thực hiện các chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế, cần lưu ý khi soạn thảo hóa đơn điện tử thay thế cần phải ghi rõ nội dung sau “ Hóa đơn điện tử thay thế này được lập ra để thay thế cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu…ngày tháng năm…”. Sau thời điểm xong thì thực hiện ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho bên mua hàng.

Lưu ý khi hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử tử thay thế:

Trong trường hợp bên mua sản phẩm không phải là doanh nghiệp thì sẽ không còn có chữ ký số, vì vậy mà trong xét tuyển của biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế rất cần phải có chữ ký điện tử của tất cả hai bên tham gia mua bán sản phẩm & hàng hóa là điều không thể thực hiện được. Chính vì vậy mà để linh động hơn thì chúng ta cũng có thể lập các mẫu biên bản thỏa thuận hợp tác bằng giấy để tạo xét tuyển thuận lợi cho tất cả hai bên cùng trao đổi ký kết và đóng dấu xác nhận vào trong mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế.

Hủy bỏ hóa đơn điện tử bị saiHủy bỏ hóa đơn điện tử bị sai

Như vậy, trong nội dung bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến những bạn những thông tin vô cùng hữu dụng liên quan đến cách sử dụng những mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất. Hy vọng sau thời điểm tham khảo nội dung bài viết trên các bạn sẽ sở hữu được thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm về kiểu cách lập cũng như cách sử dụng mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn để phục vụ công việc một cách tốt nhất.

 

You May Also Like

About the Author: Nguyễn Thế Hoàng

Là một người đam mê tìm hiểu về kinh doanh, tài chính, ngân hàng, chuyên hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục pháp lý, cách thành lập công ty, làm báo cáo thuế, bảo hiểm.