Mẫu công văn: Khái niệm – Nội dung cơ bản và Một số mẫu công văn thông dụng

Bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào đều sử dụng công văn với nhiều mục đích khác nhau. Vậy những mục đích đó là gì, soạn thảo công văn thế nào cho đúng và cần lưu ý những gì? Nội dung bài viết ở chỗ này sẽ gửi đến bạn một số mẫu công văn phổ biến nhất và giải đáp những thông tin liên quan đến mẫu công văn.

Hướng dẫn soạn công văn hành chính

Hướng dẫn soạn thảo căn chỉnh văn bản phù hợp quy định, tiêu chuẩn. Bộ Nội Vụ ra Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Trên đây là phía dẫn cụ thể nhất, soạn thảo, căn chỉnh văn bản theo phía dẫn của thông tư.

Hướng dẫn rất phù hợp với những người mới bắt đầu, mới làm quen soạn thảo. Với những người đã soạn thảo nhiều tuân theo kinh nghiệm cũng rất tốt để so sánh, rồi kiểm soát và điều chỉnh cách cho phù hợp. Chúc các bạn thành công.

Link văn bản thô: https://drive.google.com/open?id=0Byl…

Linh file hướng dẫn: https://drive.google.com/open?id=0Byl…

Thực hành soảo thảo nhanh: https://youtu.be/lOJ06p0YbMk

I. Một số mẫu công văn phổ biến và chuẩn nhất 2019

Chúng tôi xin gửi đến bạn đọc một số mẫu công văn thông dụng nhất ở chỗ này:

1. Mẫu công văn chung

Mẫu công văn gửi đến một nhóm đối tượng cụ thểMẫu công văn gửi đến một nhóm đối tượng người sử dụng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng người sử dụng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng người sử dụng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng cụ thểMẫu công văn gửi đến một số đối tượng người sử dụng cụ thể

Tải về công văn gửi đến một số đối tượng người sử dụng cụ thể

2. Mẫu công văn đề nghị

Mở đầu: cần nêu rõ mục đích của vấn đề nêu lên dựa vào nhiệm vụ, thông báo hay địa thế căn cứ nào …

Nội dung:

  • Kiến nghị về nội dung gì, có thể là khen thưởng, nâng cấp cơ sở vật chất …
  • Đề nghị người nhận có lời trả lời sớm nhất có thể.

Kết thúc: người làm công văn kiến nghị sẽ thể hiện mong muốn được hồi đáp sớm nhất có thể và gửi lời cảm ơn.

a. Mẫu công văn đề nghị của doanh nghiệp

Mẫu công văn đề nghị của doanh nghiệp Mẫu công văn đề nghị của doanh nghiệp

Tải về công văn đề nghị của doanh nghiệp

b. Mẫu công văn đề nghị thao tác

Mẫu công văn đề nghị hợp tác làm việc Mẫu công văn đề nghị hợp tác thao tácMẫu công văn đề nghị hợp tác làm việc Mẫu công văn đề nghị hợp tác thao tác

Tải về công văn đề nghị hợp tác

3. Mẫu công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở

Mở đầu: thông báo lại các văn bản, công văn đã nhận được được liên quan đến vấn đề cần chấn chỉnh, nhắc nhở.

Nội dung:

  • Tổng kết những gì đã thực hiện, nêu rõ ưu điểm, khuyết vấn đề cần khắc phục và những điều cần chấn chỉnh lại.
  • Đề ra một số phương hướng và yêu cầu mới khi đối chiếu với người thực hiện.
  • Gợi ý một số biện pháp cần được áp dụng.

Kết thúc: khẳng định lại yêu cầu đã đề ra, nhấn mạnh vấn đề nhiệm vụ cần thực hiện.

4. Mẫu công văn giải thích

Mở đầu: người soạn thảo công văn cần nêu tên của văn bản đã nhận được được về việc yêu cầu giải thích, giải trình.

Nội dung:

  • Tóm tắt lại những vấn đề chính trong văn bản đã nhận được được trước đó.
  • Thực hiện yêu cầu trong văn bản đã nhận được được trước đó: giải thích, giải trình vấn đề.
  • Đề xuất các biện pháp thực hiện và các chủ thể liên quan để phối hợp thi hành và chịu trách nhiệm.

Kết thúc: Khẳng định lại mục đích của văn bản và chủ trương, chính sách.

Công văn giải trình với cơ quan thuế Công văn giải trình với cơ quan thuế

Tải về công văn giải trình với cơ quan thuế

5. Mẫu công văn mời họp, mời dự đại hội

Mở đầu: người soạn công văn phải đưa ra mục đích của cuộc hợp, đại hội là về vấn đề gì.

Nội dung:

  • Tóm tắt tiến trình cuộc họp, đại hội sắp diễn ra.
  • Giới thiệu thành phần tham dự chính.
  • Cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm diễn ra hội nghị, cuộc họp.
  • Nhắc nhở việc mang theo tài liệu, văn bản báo cáo liên quan ở cuối công văn (nếu có)
Xem Thêm  TẤT TẦN TẬT Những điều cần biết về mẫu phiếu thu

Kết thúc: giãi bày mong muốn các đại biểu có mặt đầy đủ và đúng thời gian.

Công văn mời họpCông văn mời họp

Tải về công văn mời họp

Mẫu công văn, giấy mời tham dự đại hội Mẫu công văn, giấy mời tham dự đại hộiMẫu công văn, giấy mời tham dự đại hội Mẫu công văn, giấy mời tham dự đại hội

Tải về công văn, giấy mời tham dự đại hội

6. Mẫu công văn phúc đáp

Mở đầu: nêu lý do soạn thảo công văn “trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…”

Nội dung:

  • Trả lời các vấn đề, yêu cầu, khiếu nại, thắc mắc tới từ các member, cơ quan hay các tổ chức khác một cách rõ ràng, đầy đủ.
  • Trong trường hợp chưa thể trả lời hoặc không trả lời thì nên cần có lý do rõ ràng, hợp lý.

Kết thúc: giãi bày quan điểm sẽ sẵn sàng trả lời thêm nếu người hỏi cảm thấy câu vấn đáp chưa thoả đáng hay còn khúc mắc khác.

Công văn phúc đápCông văn phúc đáp

Tải về công văn phúc đáp

7. Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Mẫu công văn đề nghị thanh toánMẫu công văn đề nghị thanh toán

Tải về công văn đề nghị thanh toán

8. Mẫu công văn đề nghị phối hợp

Mẫu công văn đề nghị phối hợpMẫu công văn đề nghị phối hợp

Tải về công văn đề nghị phối hợp

9. Mẫu công văn đề nghị hợp tác

Mẫu công văn đề nghị hợp tácMẫu công văn đề nghị hợp tác

Tải về công văn đề nghị hợp tác

10. Mẫu công văn đề nghị sát hoạch

Công văn yêu cầu nghiệm thuCông văn yêu cầu sát hoạch

Tải về công văn yêu cầu sát hoạch

II. Mẫu công văn là gì?

Công văn là loại văn bản rất phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu xem công văn là gì và nó được sử dụng rộng rãi thế nào nhé.

1. Công văn là gì?

Việc truyền đạt, giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới hay với công dân không thể lúc nào thì cũng triển khai qua họp hành, email hay Smartphone. Vì vậy, công văn được tạo ra để thực hiện hoạt động này. Công văn là loại biên bản thông dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp để truyền đạt thông tin hay thực hiện các thanh toán liên quan đến công việc.

Bởi công văn được sử dụng linh hoạt trong công việc nên nó có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau nhưng vẫn đảm bảo đúng theo quy chuẩn và thể thức chung do pháp luật đã đề ra. Công văn phải được viết ngắn gọn, rõ ràng, không cầu kỳ hiểu, thông tin muốn truyền đạt phải sát với chủ đề đã đề cập ở trên. Ngôn ngữ trong công văn là ngôn ngữ toàn dân, đảm bảo tính trang trọng, lịch sự và nghiêm túc để đảm bảo tính thuyết phục, đáng tin cậy. Cuối mỗi công văn đều phải có trích yếu rõ ràng.

2. Tính phổ biến của công văn

Bởi tính thông dụng của công văn nên nó được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như công văn phúc đáp; công văn đề nghị; công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở; công văn mời họp, mời dự đại hội; công văn giải thích….

Hầu hết các loại công văn trên chỉ khác nhau về nội dung muốn truyền tải nhưng có sự tương đồng về hình thức đã được quy định rõ ràng. Để soạn thảo được mẫu công văn đúng chuẩn thì người lập công văn phải có kỹ năng về tạo lập văn bản tốt, đặc biệt quan trọng là kỹ năng tạo công văn.

Công văn là mẫu văn bản quan trọng, được sử dụng nhiều trong các đơn vị, công ty hay doanh nghiệp nên công tác quản lý công văn cũng phải đảm bảo chính xác, nghiêm ngặt. Tuy vậy, việc quản lý công văn cũng vẫn còn tồn tại những vấn đề không ổn. Do đó, tất cả chúng ta cần phải hiểu và biết phương pháp sử dụng công văn sao cho đúng mục đích để sở hữu thể phát huy được tác dụng hữu ích của nó trong công việc.

Xem Thêm  HƯỚNG DẪN Cách viết mẫu hợp đồng thuê nhà chi tiết và 4 mẫu hợp đồng thuê nhà thông dụng ngày nay

Mẫu công văn là văn bản cung cấp, truyền đạt những thông tin, thông báo quan trọng đến người nhận. Vậy nội dung cơ bản của công văn là gì? Hãy cùng tham khảo cụ thể phía dưới nhé.

III. Nội dung cơ bản của mẫu công văn

1. Một công văn yêu cầu phải có những gì?

Mở đầu một mẫu công văn chuẩn không thể thiếu các thông tin sau:

  • tin tức địa chỉ đầy đủ của nơi gửi và nơi nhận công văn
  • Quốc hiệu tiêu ngữ ghi rõ ràng

Khi đối chiếu với các công ty hay công văn hành chính với nội dung cụ thể hay những công văn gửi đến một nhóm đối tượng người sử dụng cụ thể thì người nhận cần được ghi rõ ràng và chính xác trong mục “Kính gửi”. Chữ viết đảm bảo không cầu kỳ đọc, không cầu kỳ nhìn và đúng chính tả.

Mẫu công văn chung là mẫu công văn cơ bản nhất, không cầu kỳ sử dụng dùng để làm thông báo, cung cấp thông tin hay những nội dung quan trọng đến người nhận để tiện thảo luận, trao đổi nếu có vấn đề thắc mắc hay chưa rõ ràng. Điều này đem lại sự tiện lợi, hữu ích cho toàn bộ cơ thể gửi và người nhận công văn. Khi đối chiếu với mẫu công văn chung, ngoài nội dung muốn truyền tải, còn phải có trích yếu đầy đủ nội dung công văn và có chữ ký xác nhận của trưởng phòng hay người hoàn thiện công văn để đảm bảo tính tin cậy. Nếu công văn được gửi đến những bộ phận có chức vụ thời thượng thì nên cần ghi chức danh của bên nhận trong công văn để đảm bảo sự chính xác, kín mít khi truyền tải thông tin, đặc biệt quan trọng là những thông tin quan trọng.

2. Khi đối chiếu với công văn ủy quyền

Khi đối chiếu với mẫu công văn uỷ quyền, đúng như tên gọi, công văn này được sử dụng khi cấp trên cần uỷ quyền cho một member hay tập thể nào đó để thay mặt đứng ra thực hiện các công việc cho mình. Trong công văn uỷ quyền, thì đối tượng người sử dụng được uỷ quyền nếu là member thì nên cần ghi rõ thông tin member của người đó.

Mẫu công văn chung không chỉ không cầu kỳ sử dụng mà nó còn gồm có nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của không ít cơ quan, doanh nghiệp … Một số dạng chính như công văn của công ty, công văn hành chính, công văn trả lời, công văn đề nghị thanh toán … Do đó, mỗi công ty, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn những mẫu công văn mà mình cần để sử dụng sao cho phù hợp nhất. Và tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng của công ty, doanh nghiệp mà có những sửa đổi nhất định nhưng vẫn phải đảm bảo tính quy chuẩn đã đề ra theo pháp luật.

IV. Bố cục tổng quan chung của mẫu công văn tiên tiến nhất

Một công văn nói chung đề gồm có những mục ở chỗ này:

(1) Tên đơn vị khoa, phòng, trung tâm, bộ phận có chức năng soạn thảo công văn được viết tắt rõ ràng.

(2) Chủ đề của công văn hay còn được gọi là trích yếu nội dung chính của công văn: ghi ngắn gọn, đầy đủ và rõ ràng.

(3) Nơi nhận công văn: nếu là cơ quan, công ty, doanh nghiệp thì ghi rõ tên cơ quan, công ty, doanh nghiệp đó. Nếu người nhận là member thì ghi rõ thông tin người nhận.

(4) Nội dung công văn: ghi rõ nội dung của công văn muốn truyền tải.

Trong số đó, phần chữ ký cuối công văn:

  • Nếu Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng là người ký công văn thì ghi:

KT. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng

  • Nếu Trưởng phòng là người ký công văn thì ghi:

TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

  • Nếu Phó trưởng phòng là người ký công văn thì ghi:
Xem Thêm  Cách Viết Mẫu Đơn Xin Ly Hơn Được Tòa Dễ Chấp Thuận Nhất !

TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

KT. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

(5) Trong phần “Kính gửi” nếu người nhận là người dân có chức danh, chức vụ thời thượng thì ở phần nơi nhận cuối công văn không ghi “như trên” mà cần ghi rõ ràng và cụ thể những chức danh ấy.

(6) Tên đơn vị soạn thảo công văn (viết tắt) và số lượng bản lưu công văn nếu cần.

Ngoài ra, trong công văn có thể cung cấp địa chỉ cơ quan, tổ chức, thông tin liên lạc như email, số Smartphone, số telex, số Fax hay Website nếu cần.

Bố cục của công vănBố cục tổng quan của công văn

V. Hướng dẫn cách soạn thảo nội dung công văn cụ thể nhất

Thông thường, công văn gồm các mục chính như thông tin nơi nhận, nơi gửo công văn, chủ đề của công văn, nội dung cụ thể của công văn, chữ ký… Trong phần nội dung cụ thể của công văn thường được chia làm 3 phần sau:

  • Mở đầu vấn đề
  • Xử lý vấn đề
  • Tóm lại vấn đề

1. Cách viết phần mở đầu vấn đề

Trong phần mở đầu, người gửi cần nêu rõ cơ sở, lý do để viết công văn hay giới thiệu tổng quát nội dung mà công văn muốn truyền tải để cho tất cả những người nhận thấy rõ mục đích, yêu cầu của công văn.

2. Cách viết phần nội dung chính nhằm xử lý vấn đề đã nêu:

Cách viết nội dung chính theo trích yếu nội dung của từng loại công văn có thể khác nhau tuỳ theo mục đích của công văn. Tuy nhiên, đều cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

Nếu xin ý kiến của ban lãnh đạo thì nên cần ghi rõ ràng, cụ thể.

Sắp xếp ý mạch lạc, không cầu kỳ hiểu, logic xem ý nào viết trước, ý nào viết sau. Điều này sẽ làm chủ đề đang rất được đề cập trở nên rõ ràng, không cầu kỳ hiểu.

Văn phong trong công văn thì nên cần phù phù hợp với mục đích của từng loại công văn. Từ ngữ không cầu kỳ hiểu, mang tính toàn dân, lập luận rõ ràng, chặt chẽ, đảm bảo những nguyên tắc sau:

  • Công văn đề xuất: biểu thị sự cầu thị với lập luận chặt chẽ, lý do chính đáng, hợp lý.
  • Công văn tiếp thu ý kiến phê bình: bất kể là đúng hay sai thì thái độ cần mềm dẻo, khiêm. Nếu sai, muốn thanh minh thì nên cần có bằng chứng khách quan, cụ thể, đáng tin cậy và có thể đề nghị cấp trên xác minh qua các chủ thể, chủ đề khác.
  • Công văn từ chối: ngôn từ lịch sự, nhẹ nhàng, đồng thời có sự yên ủi, động viên.
  • Công văn đôn đốc, nhắc nhở: thái độ nghiêm khắc, thẳng thắn, khách quan và có thể nêu ra những hậu quả nếu không thực hiện công văn.
  • Công văn thăm hỏi động viên: thể hiện thái độ thật tâm, quan tâm, không câu lệ hay vô nghĩa.

3. Cách viết phần kết thúc công văn

Phần kết thúc nên viết ngắn gọn, nhấn mạnh vấn đề đến chủ đề của công văn và khẳng định rõ trách nhiệm của việc thực hiện công văn. Cuối công văn có lời chào hoặc lời cảm ơn một cách lịch sự.

VI. Một số lưu ý khi soạn thảo công văn

Khi soạn thảo công văn, cần lưu ý một số điều sau:

  • Chủ đề của mỗi công văn cần rõ ràng, thống nhất, không khiến khó hiểu cho tất cả những người đọc.
  • Nội dung thống nhất với trích yếu ở trên, ngắn gọn, không cầu kỳ hiểu, logic.
  • Sử dụng văn phong lịch sự, nghiêm túc và ngôn ngữ toàn dân.
  • Tuân theo quy chuẩn đã có sẵn theo quy định của pháp luật và phải có trích yếu nội dung, bất kể là công văn khẩn.

Trên đây là một số mẫu công văn thông dụng và những điều cần quan tâm khi soạn thảo công văn. Hy vọng nội dung bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết.

You May Also Like

About the Author: Nguyễn Thế Hoàng

Là một người đam mê tìm hiểu về kinh doanh, tài chính, ngân hàng, chuyên hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục pháp lý, cách thành lập công ty, làm báo cáo thuế, bảo hiểm.