TẤT TẦN TẬT Những thông tin cần thiết về mẫu biên bản cuộc họp và Những mẫu biên bản cuộc họp thông dụng ngày nay

Những mẫu biên bản cuộc họp là một trong những loại văn bản được sử dụng khá phổ biến trong công việc. Biên bản cuộc họp ghi lại nội dung, mục đích diễn biến của cuộc họp để sở hữu thể tóm tắt cuộc họp đó và sử dụng làm công cụ hỗ trợ cho nhiều công việc khác có liên quan. Để mọi người dân có thể có cái nhìn tổng quát nhất chúng tôi mang đến những mẫu mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tham khảo trong nội dung bài viết sau đây nhé!

Mẫu biên bản họp chuẩn

#ViecLamVui #1001MauVanBan #TimViecLamVUI

Tải miễn phí các mẫu biên bản họp thông dụng, nội dung chuẩn ✍ File Word trình bày chuyên nghiệp ✍ Sử dụng phù hợp cho họp công ty, họp công đoàn, họp hội đồng thành viên, họp đại hội đồng cổ đông ✍ Xem thêm thư viện Mẫu Văn Bản ViecLamVui ➽ Tải về tại : https://vieclamvui.com/mau-bien-ban-h…

Tại sao chọn 1001 Mẫu Văn Bản ViecLamVui

– Nhiều mẫu văn bản đúng quy định của pháp luật.

– Mẫu văn bản tiên tiến nhất với nội dung chuẩn soạn sẵn bằng file Word đơn giản dàng cho bạn tham khảo và tải miễn phí sử dụng khi cần.

– Đặc biệt quan trọng giành cho nhiều bạn trẻ mới ra trường chưa tồn tại nhiều kinh nghiệm sẵn sàng chuẩn bị cho mình một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh.

I. Một số mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất

1. Biên bản cuộc họp tiên tiến nhất

Mẫu biên bản cuộc họpMẫu biên bản cuộc họp

Tải về mẫu biên bản cuộc họp chuẩn

2. Biên bản cuộc họp công ty đạt chuẩn

Mẫu biên bản cuộc họp đạt chuẩnMẫu biên bản cuộc họp đạt chuẩn

Donwload biên bản cuộc họp công ty

3. Mẫu biên bản họp công trường thi công

Mẫu biên bản họp công trường Mẫu biên bản họp công trường thi công

Tải về biên bản họp công trường thi công

4. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Mẫu biên bản cuộc họp giao banMẫu biên bản cuộc họp giao ban

Donwload biên bản cuộc họp giao ban

5. Biên bản cuộc họp lớp

Mẫu biên bản họp lớp phổ biến nhấtMẫu biên bản họp lớp phổ biến nhất

Tải về biên bản cuộc họp lớp phổ biến nhất

6. Biên bản họp hội đồng thành viên

Biên bản họp hội đồng thành viên - Mẫu 1 Biên bản họp hội đồng thành viên - Mẫu 1 Biên bản họp hội đồng thành viên – Mẫu 1Biên bản họp hội đồng thành viên - Mẫu 1 Biên bản họp hội đồng thành viên – Mẫu 1Biên bản họp hội đồng thành viên - Mẫu 2Biên bản họp hội đồng thành viên – Mẫu 2

Tải về biên bản họp hội đồng thành viên

7. Mẫu biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên

Biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên Biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viênBiên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên Biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên

Tải về biên bản họp phụ huynh

8. Biên bản họp hội đồng cổ đông

Biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông Biên bản cuộc họp hội đồng cổ đôngBiên bản cuộc họp hội đồng cổ đông Biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông

Tải về biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông

II. Tổng quan về mẫu biên bản cuộc họp

Trước lúc đi vào tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp thì hãy cùng tôi tìm hiểu biên những nét tổng quan nhất của biên bản cuộc họp.

1. Mẫu biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một văn bản dùng trong công việc của không ít cơ quan, doanh nghiệp nhằm mục tiêu ghi lại nội dung, diễn biến và dùng nó như một hình thức lưu trữ, minh chứng cho những ý kiến vấn đề được nêu ra trong cuộc họp. Biên bản thì sẽ sở hữu được không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chỉ được sử dụng như một phương pháp để xác thực và ghi nhận thêm các nội dung đã được nói trong các cuộc họp.

Mẫu biên bản cuộc họpMẫu biên bản cuộc họp

2. Đặc điểm của mẫu biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp gồm có các đặc điểm sau đây:

  • Mẫu biên bản cuộc họp là một trong những gợi ý hướng dẫn các nội dung để mọi người xây dựng ý tưởng và lập nên các bước để tiến hành ghi nhận biên bản của cuộc họp.
  • Ghi nhận nội dung và các diễn biến của một cuộc họp để lưu trữ và lập văn bản báo cáo cuộc họp sau nay mà không hề có hiệu lực pháp lý hay liên quan đến pháp luật.
  • Ngoài ghi nhận diễn biến cuộc họp thì những mẫu biên bản này còn là một một các để xem xét việc thiếu vắng cũng như những ý kiến đóng góp của nhân viên. Nhiều cơ quan sử dụng chúng để nhìn nhận và khen thưởng, phạt nhân viên.
  • Không chỉ hướng dẫn cách viết các nội dung mà các mẫu biên bản cuộc họp cũng được sử dụng như một cách đáng giá tính hiệu quả của không ít biên bản chính thức của không ít thư ký cuộc họp.
  • Những thông tin được ghi nhận trong biên bản cuộc họp là những nội dung thực được nói và đưa ra phân tích trong cuộc họp đó mang tính kịp thời và chính xác, đầy đủ, rõ ràng và cụ thể khách quan.
Xem Thêm  Mẫu phiếu chi: Khái niệm - Mục đích - Phương pháp ghi chuẩn xác và Một số mẫu phiếu chi phổ biến

3. Vai trò của mẫu biên bản cuộc họp

Nhiều người thắc mắc tại sao phải tiến hành ghi biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp sở hữu nhiều vai trò và chức năng quan trọng sau đây:

  • Dù không có hiệu lực pháp lý nhưng những biên bản cuộc họp đây chính là tài liệu lịch sử dân tộc ghi lại những việc quan trọng diễn ra trong cuộc họp với mục đích xác minh, chứng thực những hoạt động đã xẩy ra.
  • Biên bản cuộc họp đây chính là một lời nhắc nhở với những nhân viên về việc họ cần bắt tay vào thực hiện những việc đã được cam kết và ký xác nhận trong văn bản. Điều này giúp các công việc được hoàn thành đúng tiến độ và mang lại hiệu quả lơn hơn.
  • Biên bản cuộc họp là một mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu đơn giản giúp mọi người update thông tin về cuộc họp. Từ việc xem xét sự khả thi của không ít ý kiến được mọi người góp ý mà các bộ phận sẽ sở hữu được thể đưa ra các quyết định khác nhau nhằm đảm bảo việc hoàn thành công việc hoặc giải quyết và xử lý các vấn đề.

III. Các bước để lập mẫu biên bản cuộc họp

1. Trước cuộc họp

a. Tìm hiểu chính sách cuộc họp mà công ty bạn thường sử dụng

  • Vai trò của người thư ký cuộc họp thường chỉ là người ghi chép và không mang tính chủ trị hay có vai trò chính trong cuộc họp. Thông thường thì sẽ sở hữu được 2 trường hợp đó là thư ký sẽ tham gia cuộc thảo luận cùng mọi người hoặc không tham gia. Tuy nhiên đa phần thì thư ký không tham gia thảo luận mà chỉ ghi chép vì việc này sẽ giúp họ có thể tập trung vào công việc và đã chiếm biên bản với tương đối đầy đủ nội dung.
  • Khi đã xác định được vai trò của mình thì bạn phải phải làm quen với những quy tắc như cách viết, phông chữ, nội dung cần có những gì … Chúng ta cũng có thể sử dụng các văn bản, văn kiện đã có sẵn để sở hữu thêm những thông tin hữu ích cho chính bản thân.

b. Sẵn sàng chuẩn bị trước các mẫu biên bản

Việc sẵn sàng chuẩn bị này khiến cho bạn đơn giản dàng hợp trong việc ghi chép cũng như tạo nên một biên bản đúng với những quy định và yêu cầu của chủ tọa. Thông thường thì thông tin các biên bản khá giống nhau nhưng bạn vẫn nên để những khoảng tầm trống để ghi chép lại các nội dung sau:

  • Tên cơ quan nơi bạn thao tác và nơi diễn ra cuộc họp, ngày giờ diễn ra cuộc họp để xác thực thông tin cho sau này.
  • Tên của cuộc họp: cuộc họp giải quyết và xử lý vấn đề, cuộc họp triệu tập, cuộc họp định ký …
  • List các thành viên có và vắng mặt. Đây là nội dung không thể thiếu trong mỗi biên bản cuộc họp vì nó giúp xác định số đại biểu tham gia đồng thời nhằm phục vụ cho việc biểu quyết các vấn đề.
  • Vị trí ký tên chủ tọa và thư ký. Đây là hai chữ ký luôn phải có trong bất kỳ mẫu biên bản cuộc họp nào để xác thực nội dung và cũng là tuân theo quy định của cơ quan nơi bạn thao tác.

c. Mang theo sổ hoặc máy tính xách tay để sở hữu thể ghi chép nội dung cuộc họp

Sát gần đó bạn cũng nên chú ý các điều sau:

  • Hãy mang theo những biên bản cuộc họp trước mà bạn không được phê duyệt
  • Sử dụng các phương pháp thức ghi chú mà bạn cảm thấy nó quen và thuận tiện nhất. Nếu khách hàng mang sổ ghi thì hãy dành riêng một cuốn sổ chỉ dùng với mục đích ghi chép cuộc họp để tránh lẫn lộn và phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin các cuộc họp trước nếu cần thiết.
  • Chúng ta cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như máy ghi âm tuy nhiên hãy đảm nói rằng bạn đã thông báo việc sử dụng ghi âm với mọi người và được chấp thuận của tất cả.
  • Luôn học hỏi và trau dồi khả năng chắt lọc thông tin và tốc độ ghi chép (tốc ký) để sở hữu thể ghi chép được những nội dung quan trọng của cuộc họp và từng ý kiến của mọi người.
  • Không chỉ là sổ ghi chép hay đánh máy mà cũng đều có rất nhiều cuộc họp được yêu cầu ghi chép công khai. Với trường hợp này chúng ta cũng có thể sử dụng máy chiếu hắt hoặc giá vẽ chữ A tuy nhiên hãy đảm nói rằng chúng ta cũng có thể ghi chép lại sao khi cuộc họp kết thúc.
Xem Thêm  HƯỚNG DẪN Cách viết mẫu CV tiếng việt ĐƠN GIẢN mà lại HIỆU QUẢ

Chuẩn bị trước chưa bao giờ là thừa cho mọi công việcSẵn sàng chuẩn bị trước chưa bao giờ là thừa cho mọi công việc

2. Ghi chép trong cuộc họp

Trước lúc cuộc họp bắt đầu bạn phải phát tờ list những người dân tham gia. Việc này khiến cho bạn thu thập được những thông tin cần thiết của đại biểu tham gia đồng thời để tổng hợp số người dân có và vắng mặt. Bạn cũng đều có thể yêu cầu chữ ký của những người dân có mặt sau lúc ghi xong văn bản nếu như có quy định.

Nỗ lực điền càng nhiều nội dung vào mẫu biên bản mà bạn mang theo càng nhiều càng tốt và ghi theo thứ tự đã sắp sẵn để tránh bỏ sót thông tin. Điều này khiến cho bạn đã chiếm đầy đủ nội dung để hoàn thiện biên bản chính nên bạn cũng không cần lo lắng và sợ rằng nó rườm rà vì chúng chỉ là bản nháp.

Sau khoản thời gian cuộc họp diễn ra bạn phải ghi chép lại những nội dung đã ghi theo như đúng như quy định và chắt lọc những nội dung thật cần thiết mới ghi vào biên bản. Tuy nhiên đó cũng chỉ là lần ghi lại đầu tiên nên bạn cũng không cần nhất thiết phải hoàn thiện 100%. Những nội dung cần có là:

  • Đầu biên bản cần có thuật ngữ là “tôi chuyển sang nội dung được thông qua Khóa học thao tác cho cuộc họp này”
  • Tên của người làm thực hiện chuyển nội dung
  • Kết quả bỏ thăm nếu cuộc họp có yêu cần đưa ra biểu quyết về một vấn đề nào đó, nêu rõ việc bỏ thăm có thành công hay là không và nếu thành công thì kết quả thế nào.

Ghi chép và thực hiện chuyển nội dung cuộc họpGhi chép và thực hiện chuyển nội dung cuộc họp

3. Hoàn tất biên bản

Những lưu ý khi hoàn thiện biên bản cuộc họp mà bạn nên quan tâm đó là:

Bắt đầu việc này càng sớm càng tốt và thường thì mọi người sẽ là ngay sau lúc cuộc họp kết thúc. Việc này còn có lợi ích rất lớn khi chúng ta cũng có thể nhớ được những diễn biến của cuộc họp khi chúng ta không thể ghi chép kịp trong cuộc họp. Sát gần đó hoàn thành nhanh nhất có thể vì những biên bản cuộc họp được sử dụng để ra quyết định nhằm hoàn thành công việc và giải quyết và xử lý các vấn đề.

Dù trước đó bạn sử dụng cách thức nào để ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn vẫn nên đánh máy lại. Việc ghi chép lại thành văn bản trên máy tính giúp chúng ta cũng có thể đơn giản dàng gửi cho mọi người đồng thời có thể lưu trữ và tra cứu nhanh hơn khi cần thiết.

4. Chỉnh sửa văn bản theo như đúng quy định và đạt chuẩn nhất có thể

  • Đúng chính tả, ngữ pháp cũng như kích thước văn bản chuẩn được quy định ở từng cơ quan hoặc quy định chung mà mọi người đều dùng.
  • Sử dụng một thì duy nhất xuyên thấu cho toàn bộ văn bản tránh sử dụng quá nhiều thì cả hiện tại, quá khứ, tương lai vì nó gây cảm giác khó chịu và khó hiểu cho những người đọc.
  • Biên bản cuộc họp phải mang tính tức thời, chính xác, khách quan vậy nên hãy giữ vị trí độc lập và viết, không được sử dụng cảm nhận thành viên đưa vào văn bản.
  • Sử dụng từ ngữ đơn giản, viết ngắn gọn xúc tích, đơn giản nhưng phải đầy đủ nội dung quan trọng nhất. Nếu khách hàng sử dụng các ký tự hoặc thuật ngữ thì hãy có phần chú thích cho mọi người nhé.
  • Một việc tưởng đơn giản nhưng vô cùng quan trọng là bạn không được phép quên đánh số trang nhé. Điều này khiến cho bạn và người đọc đơn giản dàng theo dõi hơn.
Xem Thêm  Tổng hợp những thông tin cần biết về mẫu tờ trình và Những mẫu tờ trình thông dụng hiện nay

Bạn còn nhớ việc tất cả chúng ta đã phát cho từng người tham gia cuộc họp những mẫu giấy để ghi thông tin chứ. Thời điểm này thì dựa vào những thông tin mọi người ghi chúng ta cũng có thể chuyển cho mọi người tham gia mỗi người một bản.

Cũng như bao biên bản khác thì bạn phải có sự phê duyệt của chủ tọa sau lúc hoàn thành biên bản họp.

  • Nếu biên bản được phê duyệt luôn thì hãy hiệu chỉnh lại văn bản và ghi đã được hiệu chỉnh vào thời gian cuối.
  • Nếu biên bản của bạn phải phải kiểm soát và điều chỉnh lại thì hãy bổ sung thêm những thông tin cần thiết theo yêu cầu và cũng cần phải ghi rõ là đã chiếm phê duyệt hay là không.

Sử dụng máy tính để ghi chép, lưu trữ thông tin của cuộc họpSử dụng máy tính để ghi chép, lưu trữ thông tin của cuộc họp

IV. Yêu cầu về trình bày trong mẫu biên bản cuộc họp

Để đã chiếm biên bản cuộc họp đúng yêu cầu bạn phải đáp ứng được những yêu cần sau đây:

  • Số liệu, sự kiện, thời gian, địa điểm, nội dung cần có sự chính xác tuyệt đối và mang tính khách quan nhất.
  • Nội dung của cuộc họp cần có trọng và trọng điểm từ đó diễn giải. Chúng ta cũng có thể dựa vào tên và mục đích của cuộc họp để xác định nội dung chính và quan trọng nhất là gì.
  • Thủ tục chặt chẽ, sử dụng thông tin và số liệu có độ tin cậy cao hoặc tốt nhất là sử dụng những thông tin đã được kiểm chứng. Tuy nhiên để đơn giản thì bạn chỉ có thu thập thông tin mà tất cả mọi người tham gia cùng nghe, sửa và ký xác nhận. Việc ký xác nhận này phải là tự nguyện của không ít thành viên tham gia thì mới có thể được đồng ý chấp thuận.

V. Một số điều cần quan trọng khi lập mẫu biên bản cuộc họp

  • Không nên ghi chép quá nhiều thông tin hay các ý trong mẫu biên bản cuộc họp. Hãy lọc những điểm quan trọng và ghi vào biên bản, nỗ lực cố gắng ghi ngắn gọn và xúc tích. Xác định thông tin trọng tâm và diễn đạt xoay quanh trọng tâm này tránh miên man, dài dòng.
  • Không cho thêm các cảm xúc, cảm nghĩ thành viên vào biên bản cuộc họp, luôn để những nội dung khách quan nhất có thể.
  • Nếu có nội dung trao đổi bí mật hãy ghi chép và lưu trữ riêng như phần họp độc quyền với những luật sư và khách hàng.
  • Khi diễn ra cuộc họp bạn nên có vị trí ngồi gần chủ tọa để sở hữu thể đơn giản dàng thực hiện các yêu cần mà chủ tọa đưa ra và không cần nhất thiết phải lên tiếng. Việc này khiến cho bạn hoàn thành công việc ghi chép thuận hợi và cuộc họp cũng trở nên nghiêm túc hơn.
  • Chúng ta cũng có thể ngắt lời và yêu cầu mọi người nhắc lại hoặc làm rõ những nội dung và bạn không biết để sở hữu thể ghi lại được những nội dung một cách chính xác nhất.
  • Sau khoản thời gian hoàn thành biện bản bạn nên lưu giữ chúng ở nơi an toàn vì đây là sách vở và giấy tờ quan trọng mà chỉ lưu hành trong nội bộ công ty và không phải ai cũng đều có quyền hành sử dụng nó.
  • Luôn nỗ lực cố gắng trau dồi kiến thức và nghiệp vụ thư ký để sở hữu thể phục vụ cho việc thuận tiện cho việc hoàn thành công việc.

Vậy là những gì mà tôi muốn mang đến cho bạn trong mẫu biên bản cuộc họp đã được tôi tổng hợp trong nội dung bài viết phía bên trên. Đây là nội dung bài viết tổng hợp những điểm cơ bản nhất, những lưu ý và cách tạo lập những biên bản cuộc họp mà chúng ta cũng có thể tham khảo. Tuy nhiên những mẫu biên bản mà tôi mang đến chỉ mang tính chất tham khảo vì với văn hóa truyền thống thao tác thì cũng đều có những yêu cầu riêng mà bạn phải phải thực hiện. Mong rằng sau lúc đọc xong nội dung bài viết các bạn đã đã chiếm những hiểu biết hữu ích cho mình để công việc được thuận lợi hơn. Chúc các bạn thành công!

 

You May Also Like

About the Author: Nguyễn Thế Hoàng

Là một người đam mê tìm hiểu về kinh doanh, tài chính, ngân hàng, chuyên hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về các thủ tục pháp lý, cách thành lập công ty, làm báo cáo thuế, bảo hiểm.